Những rủi ro cần biết khi thuê văn phòng ảo

Bạn cần một địa chỉ đẹp đăng ký kinh doanh và được tư vấn lựa chọn dịch vụ thuê văn phòng ảo. Bạn được chia sẻ nhiều điểm ưu việt của từ loại hình thuê văn phòng này? Bạn đã thực sự hiểu mô hình hoạt động và những rủi ro của văn phong ảo chưa? Hãy để Saigonoffice – đối tác cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng quận 7 giải đáp những thắc mắc này nhé.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là loại hình văn phòng có từ lâu trên thế giới nhưng lại khá mới mẻ tại Việt Nam. Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ được sử dụng địa chỉ của tòa nhà làm địa chỉ đăng ký kinh doanh và sở hữu diện mạo như một văn phòng truyền thống

Điểm ưu việt

Mặc dù không có chỗ ngồi làm việc chính thức, nhưng khi khách thuê văn phòng ảo sẽ được sử dụng địa chỉ của tòa nhà làm địa chỉ giao dịch, được treo biển hiệu, có lễ tân nghe điện thoại, nhận thư từ, công văn và chuyển fax; có nhân viên trực và xử lý các vấn đề phát sinh hằng ngày thay cho nhân viên công ty.

>>>Xem thêm: Tòa nhà báo sài gòn giải phóng đang cho thuê văn phòng quận 3

Ngoài ra, khi có nhu cầu tiếp đón đối tác, khách hàng chỉ cần thông báo trước sẽ được bố trí phòng họp, bàn ghế, đồ uống, trình chiếu logo,… theo đúng mô hình hoạt động của một doanh nghiệp.

Thậm chí, loại hình dịch vụ này không chỉ cho thuê văn phòng ảo, mà còn hỗ trợ cho khách hàng thủ tục đăng ký kinh doanh, cho thuê địa chỉ, cử nhân viên tiếp đón cán bộ thuế, thanh tra; duyệt và cấp các loại hóa đơn, chứng từ với các phương thức linh hoạt với mức phí từ 1,2 đến 2 triệu đồng đối với từng gói dịch vụ cụ thể.

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đang ngày càng nở rộ với mức phí hết sức linh hoạt, từ 300 nghìn đồng đến gần 2 triệu đồng, tùy thuộc từng vị trí, địa điểm.

Những bất cập

Có thể nói, văn phòng ảo giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và 96% chi phí để tìm kiếm mặt bằng, thiết lập văn phòng cùng các chi phí duy trì hoạt động. Tuy nhiên các chủ doanh nghiệp cũng nên nhìn nhận những yếu tố dịch vụ của thuê văn phòng ảo có thể ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty như:

Vấn đề pháp lý

Mô hình văn phòng ảo đã xuất hiện từ lâu trên thế giới và xuất hiện tại Việt Nam gần đây như một nhu cầu tất yếu, giúp nhiều doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, mô hình này còn mới, những doanh nghiệp start-up khi lựa chọn văn phòng ảo thì cần phải tìm công ty tư vấn uy tín để tránh mất thời gian khi làm thủ tục đăng ký kinh doanh.

Rò rỉ thông tin

Khi sử dụng văn phòng ảo, những dịch vụ tiện ích như thư từ, bưu phẩm hoặc các cuộc gọi giao dịch được tiếp nhận tại văn phòng ảo dễ bị rò rỉ thông tin. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty khi không thể bảo mật thông tin cá nhân, thông tin doanh nghiệp hoặc thông tin về khách hàng.

Chất lượng dịch vụ mà văn phòng ảo cung cấp

Khi thuê văn phòng ảo, bạn có thể sử dụng dịch vụ lễ tân, hoặc sử dụng văn phòng khi cần đàm phán với khách hàng. Tuy nhiên, hình ảnh doanh nghiệp thể hiện trước mặt đối tác có chuyên nghiệp hay không lại phụ thuộc vào đội ngũ lễ tân và chất lượng văn phòng mà dịch vụ cung cấp.

Lễ tân nghiệp vụ không vững hoặc thiếu chuyên nghiệp, không gian văn phòng bí bách cũng ảnh hưởng lớn đến uy tín của công ty. Chưa kể văn phòng ảo có thể do nhiều công ty cùng đăng ký dịch vụ và có nhu cầu sử dụng đồng thời để tiếp khách có thể gây phản cảm với đối tác.

Có thể nói, văn phòng ảo giúp các doanh nghiệp start-up tiết kiệm tối đa chi phí vận hành doanh nghiệp nhưng chất lượng và uy tín của công ty lại phụ thuộc rất lớn vào địa điểm mà bạn chọn hợp tác cùng. Văn phòng ảo cũng chỉ là giải pháp nhất thời khi công ty hoạt động ở quy mô nhỏ, khi mở rộng phát triển bạn vẫn cần có một không gian làm việc với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nghiệp vụ vững vàng.

Trên đây là những chia sẻ để doanh nghiệp lựa chọn hình thức thuê văn phòng phù hợp với quy mô và nguồn vốn của mình. Ngoài ra doanh nghiệp có thể tìm kiếm những thông tin về các tòa nhà cho thuê văn phòng quận 7 tại đây