Thuê văn phòng là việc không hề dễ dàng, nhất là với những người chưa có kinh nghiệm. Vì vậy, bài viết dưới đây chúng tôi sẽ liệt kê một số sai lầm thường mắc phải khi thuê văn phòng, để người đi thuê có thể dễ dàng hơn trong việc tìm thuê một không gian làm việc ưng ý nhất!
1. Không lập một bộ tiêu chí cụ thể
Việc tìm kiếm, lựa chọn văn phòng trọn gói quận 1 sẽ dễ dàng, nhanh chóng hơn, hạn chế những rủi ro về sau rất nhiều nếu chúng ta thiết lập một bộ tiêu chí cụ thể, rõ ràng. Bên cạnh đó, chi phí cho việc thuê văn phòng của mỗi doanh nghiệp là khác nhau và đều có giới hạn, chính vì vậy bạn phải xác định được đâu là những tiêu chí bắt buộc phải có, đâu là những tiêu chí có thể bỏ qua để đáp ứng được những nhu cầu của công ty.
2. Không xem xét khả năng chi trả
Đây là điều xảy ra với rất nhiều người đi thuê hiện nay, ví dụ điển hình là những người có mức chi trả tiền thuê là 15 USD/ m2/ tháng lại thấy những văn phòng 18 USD/ m2/tháng phù hợp với họ. Điều này sẽ dẫn đến việc tìm kiếm, lựa chọn bị kéo dài hơn, hoặc về lâu dài sẽ dẫn đến gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp.
3. Không quan tâm tới số lượng nhân viên
Đã có rất nhiều trường hợp công ty phải đền bù hợp đồng thuê vì trả văn phòng trọn gói quận 1 trước hạn do không dự trù được lượng nhân viên tăng lên, dẫn đến không đủ chỗ cho nhân viên làm việc. Ngoài ra, chi phí cho việc chuyển văn phòng cũng khá tốn kém nữa đấy! Chính vì vậy, khi thuê văn phòng mới, mỗi doanh nghiệp nên tính toán diện tích thuê phù hợp với số lượng tăng, giảm nhân viên trong 3 đến 5 năm.
4. Không xác định được giá trị của tiền thuê văn phòng
Tiền thuê văn phòng không chỉ là một loại chi phí mà đó còn là khoản đầu tư mang lại nhiều giá trị khác cho doanh nghiệp như: hình ảnh, uy tín của công ty; năng suất làm việc của nhân viên; thuê một văn phòng chuyên nghiệp còn giúp doanh nghiệp thu hút được người tài cũng như tăng sự gắn bó của nhân viên nữa.
5. Không quan tâm đến nhu cầu của nhân viên
Rất nhiều doanh nghiệp khi thuê văn phòng mới chỉ quan tâm đến hình ảnh, thương hiệu của mình với khách hàng, đối tác mà lơ là sự quan tâm đến chính những nhân viên của mình. Do đó, nếu là một công ty chuyên nghiệp thì để thu hút người tài, tạo sự gắn bó lâu dài, cũng như tăng hiệu quả làm việc của nhân viên thì cần phải có sự quan tâm thích đáng tới họ.
6. Ra quyết định nhanh chóng
Đây là tâm lý chung của nhiều doanh nghiệp. Họ chỉ xem “qua loa” văn phòng trọn gói quận 1 và ra quyết định ngay lập tức. Họ chỉ dành khoảng 30 phút cho việc khảo sát tòa nhà, nói chuyện với ban quản lý tòa nhà,… Nếu cảm thấy khá ổn thì ngay lập tức họ chuyển sang đàm phán và ký kết hợp đồng. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm được thời gian nhưng lại tiềm ẩn rất nhiều rủi ro.
Do đó, trước khi đưa ra quyết định bạn nên đánh giá ưu nhược điểm của văn phòng dựa trên những điểm sau:
- Lập bộ tiêu chí cụ thể, rõ ràng dựa trên nhu cầu sử dụng.
- Có đủ khoảng thời gian để đánh giá, xem xét.
- Hỏi ý kiến từ những người đã có kinh nghiệm (những khách thuê cũ, môi giới,…)
- Giành thời gian đi tham khảo thêm những văn phòng khác.
- Ký thư mời thuê và đặt cọc giữ chỗ trước khi đàm phán và ký kết hợp đồng.
Thông thường, thư mời thuê không đề cập đến các vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả. Do đó, hãy yêu cầu bên cho thuê gửi bản thảo Hợp đồng và đừng quên đàm phán mọi vấn đề liên quan đến chi phí khi sử dụng văn phòng. Cũng cần lưu ý rằng nếu đã đặt cọc nhưng vẫn chưa đàm phán hợp đồng thì nguy cơ mất chỗ vẫn có thể xảy ra đấy nhé!
7. Không đo lại diện tích văn phòng
Không phải lúc nào diện tích mà các tòa nhà đăng trên các mẫu quảng cáo, hay trên website,… đúng với thực tế. Vì thế, việc đo lại diện tích là điều nên làm, chênh lệch về diện tích không làm tăng chi phí quá nhiều trong một tháng nhưng nếu hợp đồng 3 đến 5 năm thì lại là một khoản đáng kể đấy!
8. Khoảng thời gian tìm hiểu văn phòng quá ngắn
Khoảng thời gian thích hợp nhất để khảo sát thị trường, và lựa chọn văn phòng trọn gói quận 1 lý tưởng là từ 4 đến 6 tháng trước khi thuê. Thời gian tìm thuê văn phòng càng ngắn càng dễ dẫn đến rủi ro trong việc không đủ thời gian đàm phán giá, không phù hợp nhu cầu, tăng chi phí thiết kế, mua sắm nội thất và nhiều phát sinh khác,…
